I. Jednání o vydání
K jednání o vydání poskytuje autor úplný rukopis díla v elektronické podobě, dále anotaci v českém a anglickém jazyce v elektronické podobě, doklad o přidělených grantových prostředcích na vydání (jsou-li takové), vyplněný formulář Požadavky na zpracování rukopisu (v němž specifikuje individuální požadavky vážící se ke zpracování rukopisu).
Autor jedná o vydání rukopisu přímo s vedením VFF UP.
II. Recenzní řízení
Recenzenty rukopisu zajišťuje garant příslušné edice VFF UP, nikoli autor sám.
Rozhodnutí o vydání či nevydání, případně o nutnosti dílo přepracovat a podrobit novému recenznímu řízení podává VFF UP autorovi písemně.
III. Objednávka zakázky
Po přijetí rukopisu k vydání provádí VFF UP kalkulaci zakázky a poskytuje ji autorovi.
K objednávce zakázky danou katedrou (příp. řešitelem grantu) dochází až ve chvíli, kdy byl rukopis knihy podroben recenznímu řízení s kladným výsledkem a byl tak přijat ke zpracování ve VFF UP.
K objednávce zakázky připojuje autor:
- Definitivní verzi rukopisu v elektronické podobě se zapracovanými připomínkami recenzentů. Tato verze rukopisu se musí řídit
- Pokyny pro zpracování rukopisu.
- Aktualizovanou anotaci v českém a anglickém jazyce v elektronické podobě, došlo-li k úpravám po recenzním řízení.
- Stručný medailon autora v elektronické podobě obsahující základní životopisná data, odborné zaměření a seznam význačné publikační činnosti z poslední doby.
- Seznam klíčových slov v českém a anglickém jazyce v elektronické podobě.
- Seznam hesel do rejstříku (po konzultaci s odpovědným redaktorem) v elektronické podobě.
- Seznam obrazových příloh, grafů a schémat (v elektronické podobě) vč. popisků jednotlivých schémat apod.
- Obrazové přílohy, grafy a schémata jako samostatné soubory ve formátu TIF, JPG, EPS, PDF, případně jiných formátech po domluvě s odpovědným redaktorem.
- Vyplněnou Objednávku vydání ve VFF UP v tištěné formě, která obsahuje mj. specifikaci technických parametrů publikace (formát, vazba, obálka), výši nákladu, předpokládanou prodejní cenu a celkovou cenu zakázky a dohodu o rozdělení příjmů z prodeje knih mezi danou katedru a VFF UP. Specifikace výše uvedeného je výsledkem jednání mezi autorem a nakladatelem.